Negli ultimi anni sempre più programmi che una volta installavamo direttamente sul computer sono diventati servizi cloud.

Gestionali, programmi di fatturazione, posta elettronica, archiviazione documentale e moltissime altre applicazioni oggi funzionano direttamente tramite browser. Basta collegarsi a Internet, inserire le proprie credenziali e ritrovarsi davanti al proprio ambiente di lavoro.

Questo ha sicuramente semplificato molte cose.

Non dobbiamo preoccuparci dell’installazione del programma su ogni computer, gli aggiornamenti vengono generalmente gestiti dal fornitore e soprattutto i dati non risiedono esclusivamente sul disco del nostro PC.

Ma questo significa che possiamo dimenticarci completamente del backup?

Assolutamente no.

Ed è proprio qui che spesso nasce un po’ di confusione.

Un programma cloud non significa automaticamente “i miei dati sono al sicuro per sempre”

Quando utilizziamo un’applicazione completamente cloud, normalmente i dati vengono conservati sui server del fornitore del servizio.

Se quindi il nostro computer si rompe, viene formattato oppure dobbiamo sostituirlo, generalmente basta aprire nuovamente il browser, effettuare l’accesso e ritroviamo il nostro ambiente di lavoro.

È sicuramente un enorme vantaggio rispetto al passato.

Però dobbiamo distinguere due concetti molto diversi: avere i dati online e avere una copia di sicurezza dei propri dati.

Non sono necessariamente la stessa cosa.

Un errore umano, la cancellazione involontaria di documenti, un problema sull’account, una compromissione delle credenziali oppure semplicemente la necessità di recuperare informazioni molto vecchie possono comunque creare problemi.

Per questo motivo, quando il servizio utilizzato lo permette, consiglio sempre di effettuare periodicamente anche un’esportazione dei dati importanti.

Una copia locale, conservata correttamente, continua ad avere perfettamente senso anche nell’era del cloud.

E i programmi installati sul PC?

Qui la situazione cambia completamente.

Esistono ancora moltissimi software professionali che vengono installati direttamente sul computer oppure su un server interno dell’azienda.

Pensiamo ad esempio a gestionali, software contabili, programmi tecnici, archivi documentali oppure applicativi sviluppati molti anni fa ma ancora perfettamente funzionanti.

In questi casi bisogna capire una cosa fondamentale.

Salvare l’installazione del programma non basta.

La parte realmente importante è quasi sempre il suo archivio dati.

Potremmo reinstallare il programma anche domani, ma se abbiamo perso anni di documenti, clienti, fatture, pratiche o configurazioni, il problema diventa decisamente più serio.

Per questo motivo, quando configuro questo tipo di software, una delle prime cose che cerco di individuare è proprio dove viene conservato l’archivio.

Può essere una semplice cartella, un database, un insieme di file oppure un percorso condiviso presente su un server.

Una volta individuato, possiamo pensare a come proteggerlo correttamente.

Portare nel cloud anche gli archivi dei programmi tradizionali

Ed è qui che secondo me si può prendere il meglio dei due mondi.

Un programma può continuare tranquillamente a funzionare sul PC o sul server dell’azienda, ma il suo archivio può essere copiato automaticamente anche su uno spazio cloud.

Ad esempio OneDrive, Google Drive, Dropbox oppure un altro servizio di archiviazione.

In questo modo il software continua a lavorare normalmente in locale, ma periodicamente una copia dell’archivio viene trasferita anche fuori dal computer.

Se il disco dovesse guastarsi oppure il PC dovesse diventare inutilizzabile, avremmo comunque una seconda copia da cui ripartire.

Naturalmente bisogna configurare tutto correttamente.

Non significa semplicemente prendere la cartella utilizzata in quel momento dal programma e trascinarla dentro OneDrive.

Alcuni database, infatti, non devono essere sincronizzati mentre sono aperti perché si rischiano copie incomplete o incoerenti.

La soluzione corretta dipende dal software utilizzato.

Quando possibile è preferibile utilizzare la funzione di backup prevista dal programma stesso e successivamente copiare il file di backup generato sul cloud.

È una differenza apparentemente piccola, ma tecnicamente molto importante.

Sincronizzazione e backup non sono la stessa cosa

Questo è probabilmente uno degli errori che incontro più spesso.

OneDrive, Google Drive e Dropbox sono ottimi strumenti, ma nella loro funzione principale effettuano una sincronizzazione.

Significa che quello che succede da una parte viene replicato anche dall’altra.

Se modifico un documento, la modifica viene sincronizzata.

Se aggiungo un file, viene caricato.

Ma se cancello un file, anche la cancellazione può essere sincronizzata.

Ed è proprio per questo motivo che una cartella sincronizzata non deve essere considerata automaticamente un sistema di backup completo.

Molti servizi dispongono di cestino, cronologia delle versioni e sistemi di recupero che possono salvarci in moltissime situazioni, ma una strategia di backup ben progettata deve comunque prevedere più livelli di protezione.

Lo stesso discorso vale per i ransomware.

Se un malware cifra i file presenti sul computer, una cartella cloud costantemente sincronizzata potrebbe iniziare a sincronizzare anche i file cifrati.

La presenza della cronologia delle versioni può aiutare enormemente nel recupero, ma affidarsi esclusivamente alla sincronizzazione rimane una scelta rischiosa.

La soluzione migliore? Più copie indipendenti

Quando i dati sono importanti, cerco sempre di evitare che esista una sola copia.

Il principio è semplice: un problema non deve essere in grado di distruggere contemporaneamente tutte le nostre copie.

Per esempio possiamo avere i dati di lavoro sul computer o sul server, un backup automatico su un altro dispositivo e una copia ulteriore conservata fuori sede oppure sul cloud.

È la filosofia alla base della famosa regola 3-2-1 del backup: mantenere almeno tre copie dei dati, utilizzando almeno due sistemi differenti, con almeno una copia conservata in una posizione separata.

Non bisogna necessariamente costruire infrastrutture complicatissime.

Anche una piccola azienda o un professionista può realizzare una buona strategia di backup utilizzando gli strumenti che già possiede, purché siano configurati con criterio.

Anche il cloud deve essere pensato come parte di una strategia

Il cloud ha cambiato moltissimo il modo in cui lavoriamo.

Ci permette di accedere ai documenti da più dispositivi, collaborare con altre persone e ridurre la dipendenza dal singolo computer.

Ma non dovrebbe essere interpretato come una specie di luogo magico dove i dati diventano automaticamente indistruttibili.

Il cloud è semplicemente uno degli strumenti che possiamo utilizzare per proteggerli.

Allo stesso modo, non dobbiamo pensare che un programma installato localmente sia necessariamente meno sicuro.

Un gestionale installato su un PC o su un server, con un sistema di backup automatico locale e una seconda copia esterna o cloud, può avere una protezione dei dati eccellente.

Al contrario, anche il miglior programma cloud può diventare problematico se nessuno ha mai pensato a come esportare o recuperare i dati in caso di necessità.

Prima del programma, pensiamo ai dati

Quando installiamo un nuovo software, una delle domande che secondo me dovremmo farci più spesso è molto semplice:

“Se domani questo computer smettesse di funzionare, dove sono i miei dati?”

E subito dopo:

“Ho una copia da qualche altra parte?”

Sono due domande banali, ma possono fare la differenza tra un piccolo inconveniente e diversi giorni di lavoro persi.

Che utilizziamo programmi completamente cloud oppure software tradizionali installati sul computer, il principio rimane sempre lo stesso.

I programmi si possono reinstallare.

I computer si possono sostituire.

Gli hard disk si possono cambiare.

I dati persi, invece, non sempre si possono recuperare.

Ed è per questo che un buon sistema informatico non dovrebbe limitarsi a funzionare bene oggi.

Dovrebbe essere progettato anche pensando a cosa succederebbe domani se qualcosa andasse storto.